COME CREARE UN’AGENDA PERSONALE


Vi è mai capitato di avere fogli con informazioni importanti in disordine sparsi per la valigia o lo zaino? Vi è mia capitato di accavallare appuntamenti ed impegni? Ecco la la soluzione per voi un agenda personale.

Avere un agenda personale è comodo per moltissimi motivi, il primo è sicuramente il ricordarsi sempre quando si avranno appuntamenti importanti o impegni. L’ agenda personale si può usare per svariati scopi, quelli più importanti sono quello lavorativo (esempio: per cui segnare appuntamenti con i clienti, interventi da fare, ferie prese, data di inizio e fine di un lavoro, presa della busta paga, sezione per gestire i costi); quello accademico (esempio: segnare quando si hanno delle lezioni, quando si hanno degli esami, colloqui con i professori, impegni di studio, giorni limite in cui pagare le tasse universitarie); oltre queste due grandi categorie ne troviamo una terza, che è quello di usare l’ agenda personale per la nostra vita sociale e privata (esempio: i compleanni, partite in caso tu sia uno sportivo, eventi a cui partecipare, impegni con la famiglia o con gli amici, giornate dedicate ad attività specifiche, visite mediche).

Insomma possedere un’ agenda personale ci può dare moltissimi vantaggi, come avete potuto constatare nel paragrafo precedente e come verrà descritto più approfonditamente nei paragrafi che seguono. Essere in possesso di un agenda ci consentirà anche di tenere appuntato in un unico posto tutti i nostri impegni, senza avere mille fogli, foglietti o post- it. Un’ agenda ci aiuterà anche meglio a ricordarci i nostri impegni poiché scrivere è il miglior modo per ricordare.

L’ importane per avere un’ agenda e tenera bene, bisogna che essa sia sempre con noi, in modo che se ci viene comunicato qualcosa saremo subito pronti a segnarlo e a memorizzarlo tenendo sempre aggiornata l’ agenda e, chiaramente consultandola sempre quando ci sarà bisogno di prendere un appuntamento. È importante anche consultarla quotidianamente; es. la domenica sera dateci un occhio per capire come sarà la vostra settimana e capite se sarà possibile prender ulteriori appuntamenti o impegni.

Come scegliere un agenda

come-scegliere-la-propria-agendaDi agenda possiamo scegliere tra due tipologie: la prima è quella classica carta e penna, un po’ impegnativa ma sicuramente soddisfacente; la seconda è optare per la scelta di un’ agenda elettronica, più semplice da gestire ma con un po’ di riduzioni non riuscendo a tenere tutto insieme.

Partiamo dalle differenze tra le due, per meglio dire in realtà l’ unica differenza, è l’ impegno da metterci; poiché in un agenda elettronica, che potrebbe essere quella del nostro telefono, tablet o computer la scelta di un determinato colore, per differenziare la tipologia d’ impegni viene fatta in pochi secondi, mentre per quanto riguarda l’ agenda carta e penna dovremmo crearci dei simboli e avere dei colori sempre a disposizione per segnare la tipologia d’ impegno; andiamo a vedere meglio questa prima parte:

I colori e i simboli ci aiutano a differenziare ancora meglio i nostri impegni, questa parte per quanto possa sembrare inutile è invece tutto il contrario e si dimostra molto importante, in quanto seguendo una specifica legenda di colori e simboli riusciremo a tenere la nostra agenda perfettamente ordinata, per cui adesso vi farò un esempio di un agenda tipo con determinati colori, successivamente vedremo la simbologia che ci può aiutare: per quanto riguarda i colori è tutto completamente soggettivo, suggerisco di utilizzare colori chiari e allegri piuttosto che dei colori scuri e cupi; per cui, se dovessi scegliere il colore dei miei impegni sarebbe diviso così:

  • Blu: impegni di tipo lavorativo/ accademico; ore svolte durante la giornata, attività svolte durante la giornata, appuntamenti con i clienti, prossimi impegni, soldi spesi ecc…(per quanto riguarda l’ uso lavorativo) esami da dare, scadenza tasse universitarie, lezioni da frequentare, colloqui con i professori (per quanto riguarda l’ uso accademico) ecc…;
  • Arancione: compleanni e festività; non è facile tenere a mente i compleanni di tutti, qual’ è il metodo migliore? chiaramente segnarseli e averli sempre in memoria;
  • Verde: visite mediche; anch’ esse devo essere inserite nella nostra agenda personale, segnatevi anche eventuali bollettini da pagare per fare la visita medica; se siete degli sportivi e avete la visita medica annuale da fare annotatevi qualche settimana prima di sentire lo studio così da prenotarla;
  • Rosso: qualsiasi impegno molto urgente; per questo colore non ci sono categorie poiché qualsiasi impegno che va svolto con urgenza in un determinato momento va segnato in rosso;
  • Azzurro: viaggi; questo non significa scrivere cosa si fa o cosa si andrà a vedere, bensì qualche giorno prima di partire appuntatevi di controllare documenti, biglietti per musei o luoghi turistici, mezzi con cui raggiungerete la determinata meta;
  • Fucsia:cene con amici e parenti; è importante segnarsi anche eventuali cene per non creare un accavallamento di impegni dovuti a dimenticanze;

Successivamente ai colori è bene pensare ad una simbologia che ci sta ad indicare se un determinato impegno è stato spostato, è stato svolto, è stato annullato, è in fase di svolgimento. La simbologia va anche integrata con la data per cui è stato anticipato o rinviato il nostro impegno, come fatto per i colori vediamo quali potrebbero essere i simboli che possiamo usare:

Per gli impegni importanti ed urgenti, suggerisco di posizionare accanto all’ impegno preso un asterisco o con una stella in modo da ricordasi l’ urgenza; Per quanto riguarda gli impegni finti tracciate una riga su essi così da considerarli totalmente cancellati; Per quanto riguarda gli eventi spostati metterci una freccia che va verso destra nel caso in cui siano posticipatiti, mentre mettetene una verso sinistra nel caso in cui venga anticipato, di fianco alla freccia posizionate anche la data a cui è stato spostato l’ impegno.

Per l’ agenda elettronica, come detto in precedenza, possiamo usare il nostro telefono, tablet e computer, rispetto all’ agenda classica qui i colori saranno subito disponibili dalla nostra applicazione calendario, ma non riusciremo ad inserire i simboli. Sarà importante sincronizzare l’ agenda con tutti i nostri dispositivi. Il vantaggio di avere un’ agenda elettronica è che possiamo impostare le notifiche per gli impegni facendoci così ricordare dal nostro dispositivo quando sarà il nostro impegno.

Cosa segnare all’ interno dell’ agenda

All’ interno dell’ agenda non andremo a scrive solamente i nostri impegni ed eventi, ma anche moltissime altre cose, ad esempio una lista della spesa potrebbe essere ottima idea, un’ altra ottima idea può essere quella di annotare i nostri allenamenti settimanali.

Un’ alta cosa che si può aggiungere è una gestione delle spese, così da avere la propria situazione economica sempre sotto controllo; cercate di comprare delle agende che posseggono piccole tasche, in modo da inserire al proprio interno gli scontrini che andremo ad annotare appena aggiorniamo l’ agenda.

Insieme all’ agenda potremmo anche segnarci i contatti delle persone che abbiamo appena incontrato, aggiungendo le sue referenze come numero di telefono e e- mail; in questo modo avremo anche un agenda di contatti completa di ogni informazione riguardante l’ azienda, il contatto della persona con cui abbiamo parlato per i lavori.

Quando sceglieremo l’ agenda, proviamo a sceglierne una che possegga dei fogli bianchi su cui scrivere tutti i nostri progetti e tutte le nostre idee, ma soprattuto potremmo anche annotare oggetti da comprare on- line oppure al centro commerciale. Create anche un piano settimanale di cibo, così da avere già pronta una lista della spesa ben completa di tutto ciò che vi servirà.

Ma oltre a tutte queste cose, è possibile scrivere anche i propri obbiettivi per la settimana come potrebbe essere fare due allenamenti alla settimana, andare in piscina tre volte alla settimana; così da maniere anche una scheda di allenamento, ben costruita con tanto di attività svolte, durata dell’ allenamento e calorie bruciate. Se si usa un agente elettronica, è possibile gestire gli allenamenti tramite qualche applicazione di fitness.

Ricordiamoci anche di segnare eventuali siti, che ci hanno colpito particolarmente, così da ricordarli sempre e poterli raggiungere con facilità; per quanto riguarda i siti sono anche facilmente salvabili attraverso il dispositivo con cui stiamo navigando sul web.

Nel caso avessimo l’ agenda elettronica, è possibile compiere le stesse identiche azioni infatti: nel caso della gestione delle spese, la tecnologia ci da una mano davvero grossa con i servizi homebankkig che ci consentono di tenere sotto controllo ogni nostra singola spesa ed ogni nostra singola entrata; per quanto riguarda le referenze potremmo salvarle immediatamente sulla rubrica scrivendo il numero di telefono l’ indirizzo e- mail e tutte le sue referenze; per quanto riguarda i nostro acquisti potremmo farli direttamente dal nostro dispositivo con l’ uso di internet; per quanto riguarda annotare i progetti avremmo l’ applicazione note in cui potemmo scrivere tutto ciò che vogliamo quando vogliamo; per quanto riguarda gli obbietti che vogliamo compiere quella settimana potremmo scrivere anche quello sull’ applicazione note; mentre per quanto riguarda i siti potremmo facilmente salvarli nei nostri preferiti avendoli sempre a disposizione.

In un agenda possiamo annotarci tutto ciò che più ci piace e pare, ma è importante ricordare che è fondamentale mantenere l’ ordine all’ interno di essa; poiché appena inizieremo a dimenticarci si segnare un appuntamento o di segnare bene un avviso, potremmo prendere una brutta piega e rovinare la nostra agenda. È molto importante che l’ agenda sia sempre visionata prima di prende degli impegni, è altrettanto importante aggiornarla costantemente per far sì che tutto sia ben programmato, senza creare accavallamenti tra gli appuntamenti e gli impegni e non crearti problemi di organizzazione della tua settimana.


Commenti chiusi