COME ORGANIZZARE UNA FESTA


Una festa, che sia per un qualsiasi motivo oppure di compleanno è da a sempre un momento di felicità e gioia, sia per il festeggiato ma anche per coloro che partecipano alla festa. Cosa c’è di meglio di festeggiare con amici e parenti tutti riuniti alla stessa tavola, o nello stesso luogo, ma il percorso organizzativo può essere lungo e difficile in base alla festa che si decide di organizzare, facciamo un esempio nel caso in cui si voglia organizzare una cena in un ristorante le difficoltà d’organizzazione sono molto ridotte, in quanto bisogna solamente chiedere la disponibilità agli invitati per venire alla festa, farsi carico delle sperse e trovare un ristorante; tutte le specifiche feste e relative difficoltà le vedremo meglio dopo.

Ma cosa c’è prima della festa? Prima della festa l’ organizzatore deve cercare e curare ogni minimo dettaglio; il festeggiato o chi per lui sarà designato organizzatore dovrà affrontare una serie di problematiche e di questioni che una festa comporta.

ORGANIZZARE LA FESTA

Andiamo a vedere la prima parte di dell’organizzare una festa; in questa prima parte troviamo quattro punti fondamentali per la perfetta organizzazione di una festa, iniziamo con il primo punto:

  1. Scegliere il luogo: in base alla festa che noi vogliamo impostare troveremo luoghi diversi in cui far svolgere essa. Per scegliere bene il luogo bisogna avere un idea di circa quante persone ci saranno e che tipologia di festa vuoi avere; ad esempio, è una semplice rimpatriata o festa con i colleghi si può pensare di organizzare a casa propria (o a casa di un altro dei partecipanti); si può anche prenotare la sala di qualche locale in modo da avere uno spazio proprio avendo anche qualche vantaggio in più, come quello di non dover preparare nulla e quello di non dover pulire nulla dopo aver mangiato e bevuto, chiaramente le due tipologie hanno un costo diverso in quanto, la festa a casa costa decisamente meno rispetto al prenotare la sala del locale. Se invece prevedi che la festa sia molto numerosa, è consigliabile un spazio molto ampio ed, possibilmente all’ aperto;
  2. Scegliere data e ora: punto molto critico dell’ organizzazione che, vede la scelta del orario e della data; durante la scelta della data e dell’ora è importante fare questa piccola considerazione: cercare di scegliere una data in cui si sa che il giorno dopo non si debba andare a lavorare o a scuola. Per quanto riguarda l’ orario solitamente le feste vengono organizzate dopo cena, ma si possono anche organizzare aperitivi o cene che poi si trasformano in delle feste. Un altro punto importantissimo è quello di divulgare con largo anticipo la data e l’ orario a tutti gli invitati in modo che si tenga già occupati per quel determinato giorno ed orario;
  3. Fare una lista degli invitati: fare la liste degli invitati vuol dire anche fare una selezione tra tutte le persone che avevi in mente di invitare, in base a questo noi andremo a vedere che tipologie di luoghi sono più adatte ad ospitare il nostro evento. L’importanza di fare una lista è tenete tutto ben ordinato e segnato una piccola dimenticanza e tutti gli sforzi saranno vani, il mio consiglio? Fai una lista su un foglio di carta o meglio sul telefono (sulle note oppure su Excel), manda gli inviti e annata immediatamente chi ti risponde, in questo modo avrai una lista sempre aggiornata ed in ordine. Altra particolarità capisci se vuoi permettere agli invitati di potare degli amici, questa variante potrebbe far lievitare di parecchio il numero degli invitati;
  4. Fissarsi un budget: la festa chiaramente presenta un costo che varia al variare della tipologia di festa che andiamo a mettere in piedi, come detto anche in precedenza il pernottamento di una sala in un locale con relativo servizio ha sicuramente un costo molto più alto che organizzarla nel proprio giardino e doversi procurare solamente da bere e qualche snack da presentare alla festa. C’è anche la possibilità che venga chiesta una somma per partecipare alla festa, in modo da ammortizzare le spese oppure addirittura guadagnare qualcosa da essa.

PREPARAZIONE DELLA FESTA

La seconda fase dell’organizzare una festa è quella della preparazione, che ci vede impegnati manualmente per effettuare la spesa, preparare o anche cucinare il cibo preparazione del luogo e molto altro che adesso andremo a vedere meglio nei dettagli:

  1. Preparazione del cibo e delle bevande: questo punto è importante per garantire agli ospiti un giusto spuntino e qualche bevanda alcolica e non da gustare durante l’ intera festa. Il cibo che viene offerto maggiormente durante le feste è il finger food (cibo da dita), questo termine indica tutti quegli snack che vengono mangiati direttamente con le mani, ad esempio: panini, tramezzini, patatine, cupcake, assaggi di formaggio e salumi, stuzzichini ecc ecc… Un’ alternativa al preparare tutto il cibo può essere ordinarlo, magari da un fornaio, che preparerà varie teglie con molteplici stuzzichini molto gustosi da poter mangiare; chiaramente anche in questo caso i costi variano, l’ordinazione costa di più ma ti prende molte meno energie e tempo.
  2. Creazione di playlist musicale: mettere un po’ di musica come sottofondo o anche per far ballare i propri invitati è un idea davvero ottima! Per cui tu organizzatore dovrai farti carico anche della responsabilità di creare una playlist musicale da mettere su quando inizierà la festa. Ci sono anche i DJ a noleggio in cui saranno loro a fare tutto, il discorso è come quello del cibo in precedenza ma con la differenza che se si è sprovvisti di casse e speaker il DJ potrebbe fornirle evitando cosi di doverle comprare, o noleggiare, per la serata;
  3. Allestimento della sala o del luogo in cui si svolgerà la festa: qui ci troviamo d’avanti ad un punto, che ci porterà via tempo e fatica, ma tutto dipende dalla tipologia di festa che si ha in mente di organizzare; poiché se la festa che si vuole organizzare è una festa semplice con pochi invitati non sarà necessario allestire chissà che festa, ma nel caso in cui la nostra festa sia numerosa, ci sia un DJ o la musica, sarà necessario preparare ed installare tutto con anticipo (magari nel pomeriggio pre festa). Per questo punto si tratta semplicemente di posizionamento di tavolini e sedie, collegamento impianto audio, collegamento del impianto delle luci; queste attività, chiaramente non le avremo se prenotiamo una casa di un locale;
  4. Pulire: lavoro sporco, ma qualcuno dovrà pur farlo. Nel caso in cui la nostra festa si svolga in luogo privato, come casa nostra o il nostro giardino occupiamoci di pulire tutto prima dell’arrivo degli invitati ma soprattutto dopo che gli invitati saranno andati a casa. Le feste diventano caotiche e sporche in davvero poco, il giorno dopo la festa avremo un po’ di lavoro da svolgere per far sì che torni tutto come prima, infatti qui sorge sempre il fattore scelta locale che ti evita anche le pulizie dopo la festa;
  5. Stabilire delle regole: nel caso in cui la festa si svolga in una casa privata o nel giardino di casa propria, è importante che vengano stabilite delle regole di modo che tutti si comportino al meglio senza creare fastidi o danni. Le regole sono molto importanti e fanno la differenza tra una bella festa e una festa rovinata; nel caso tu decida di festeggiare a casa tua, imponi limiti sulle stanze, facendo vedere dove sono i bagni utilizzabili ecc ecc… Oltre alle regole sulla casa, è importante specificare che si servirà alcool alla festa è necessario, oltre che obbligatorio, sapere l’eta della persona a cui stai fornendo l’alcool, inoltre gli invitati ubriachi assumono comportamenti momenti e di disturbo per gli altri e per te. Anche se la festa non si svolge a casa tua, ma in un locale sarà necessario mantenere un comportamento educato, senza recare danni al locale e senza farsi cacciare via;

RENDERE LA FESTA UN SUCCESSO

Questa fase entra in gioco quando la festa inizia, ed è importante che tu organizzatore riesca a rendere la festa un gran successo, facendo divertire tutti gli invitati. Perché la tua festa sia un successo devi cercare di seguire bene i consigli che sto per darti:

  1. Giochi divertenti: cosa c’è di meglio di divertirsi con i propri amici? questa è la domanda che bisogna porsi. Cerca dei giochi di gruppo divertenti e magari stila una classifica regalando ad ogni vittoria un bicchiere di qualsiasi bevanda al gruppo che vince, in questo modo si terrà alta la competizione ed il divertimento;
  2. Scattare foto e fare video: i social oramai sono sempre presenti nella nostra quotidianità, allora perché non immortalare tutte le scene più divertenti della festa? Un’altra idea molto carina potrebbe essere quella di creare un hashtag, (una parola anticipata dal simbolo del cancelletto) facendo poi postare o le foto con questo hashtag, facendo così vedere a tutti quanto è stata bella la vostra festa. Un’altra idea potrebbe essere quella di recuperare tutte le foto fatte durante la serata e creare un album su Facebook oppure mettere delle storie in evidenza su Instagram;
  3. Pensierino per gli ospiti: è sempre carino dare un pensierino ad un ospite soprattuto dopo una festa. Offri ciò che più ti senti, ad esempio fai preparare dei dolcetti apposta da dara a fine festa, cosi da farli sentire coinvolti lasciandogli un ottimo ricordo della serata.

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